Trong làn sóng chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ tại các nhà máy Việt Nam những năm trở lại đây, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng ERP, MES, Lean, IoT… để tinh gọn quy trình sản xuất. Tuy nhiên, một quy trình tưởng nhỏ nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ hệ thống quản trị nhân sự – chấm công – vẫn chưa được đầu tư đúng mức.

Ở nhiều lĩnh vực như dệt may, da giày, linh kiện điện tử, quy trình chấm công hiện vẫn dựa vào giấy tờ, thẻ từ, máy vân tay. Những phương pháp này từng là bước tiến, nhưng nay lại trở thành rào cản khi doanh nghiệp cần dữ liệu minh bạch, xử lý theo thời gian thực và hạn chế tối đa gian lận. Với quy mô nhân sự hàng trăm đến hàng nghìn người, mọi sai sót nhỏ đều có thể nhân lên thành chi phí lớn mà nhà máy không kiểm soát được ngay lập tức.

Ba “nút thắt” lớn mà nhiều nhà máy đang gặp phải

Ùn tắc ca đầu, chậm dây chuyền: Một nhà máy 1.000 công nhân chỉ cần vài giây mỗi lượt chấm công, nhưng cộng lại là hàng chục phút chờ đợi, gây chậm dây chuyền và áp lực tổ chức. Điều này ảnh hưởng đến tâm lý công nhân và hiệu suất toàn ca làm việc, nhất là ở các ca thay đổi liên tục theo mô hình sản xuất 3 ca/ngày.

Sai sót, gian lận, quá tải cho bộ phận nhân sự: Gian lận công, lỗi thiết bị, mất thẻ, khiếu nại… khiến bộ phận nhân sự mất hàng giờ xử lý thủ công, phát sinh chi phí ngầm. Việc phải tra soát thủ công từng trường hợp làm tăng áp lực cho cán bộ quản lý nhân sự và kéo dài thời gian khóa công, tính lương, ảnh hưởng cả đến quan hệ lao động nội bộ.

Dữ liệu rời rạc, thiếu giá trị quản trị: Hệ thống cũ chỉ ghi nhận danh sách nhân sự có mặt chứ không tạo ra thông tin để quản lý chuyên sâu, dự báo xu hướng và tối ưu nguồn lực. Nhà quản lý không thể ra quyết định nhanh khi thiếu dữ liệu chuyên cần theo tổ đội, bộ phận hoặc không phát hiện được những bất thường diễn ra lặp lại theo thời gian.

Để giải bài toán này, giải pháp aiTimelog ra đời. Đây là hệ thống chấm công thông minh ứng dụng AI, được thiết kế chuyên biệt cho các nhà máy từ 500 công nhân trở lên.

Với công nghệ nhận diện khuôn mặt 512 chiều, aiTimelog cho phép nhận diện đồng thời nhiều người cùng lúc, chính xác cao ngay cả khi công nhân di chuyển, đeo khẩu trang hoặc kính. Trung bình, 1.000 công nhân chỉ mất khoảng 8-10 phút để hoàn tất chấm công, loại bỏ ùn tắc đầu ca.

Dữ liệu chấm công được kết nối trực tiếp với phần mềm tính công HRM, tự động hóa việc tính lương, quản lý ca kíp, phép năm, công tác… Từ đó, bộ phận nhân sự có thể giảm phần lớn thời gian xử lý thủ công, hạn chế tối đa sai sót và khiếu nại.

Khác với các hệ thống cũ, aiTimelog không chỉ dừng ở ghi nhận sự có mặt của nhân sự, mà còn cung cấp các báo cáo chuyên sâu, theo dõi chuyên cần theo ca, phát hiện hành vi bất thường, xu hướng ra vào theo tổ đội, phòng ban, hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định điều phối nhân sự chính xác.

aiTimelog dễ dàng tích hợp với hệ thống ERP, MES, HRM và các thiết bị kiểm soát ra vào khác. Đây chính là mắt xích quan trọng trong hệ sinh thái nhà máy thông minh, giúp mọi dữ liệu vận hành đều được đồng bộ và phân tích thời gian thực, từ đó hỗ trợ xây dựng các mô hình quản trị nhân sự chủ động, giảm thiểu chi phí nhân công không cần thiết và tăng tính công khai, nhất quán trong tổ chức.

Chấm công nếu làm đúng, sẽ không còn là quy trình hành chính thủ công, mà trở thành nền tảng dữ liệu để doanh nghiệp chủ động tối ưu hiệu suất, kiểm soát chi phí nhân công, phát hiện sớm bất thường và xây dựng môi trường làm việc văn minh.